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Projektplanung für den SoVD Nordfriesland

Projektbeschreibung

Wir wurden beauftragt, in einem mehrstufigen Prozess Hard- und Software des SoVD-Kreisverbandsbüros Nordfriesland zu erneuern bzw. einzuführen. Konkret umfasste die Planung zunächst die Integration eines neuen Servers neben der Anschaffung von drei Arbeitsplatzrechnern sowie einem mobilen Arbeitsplatz, der sowohl im Büro als auch bei Beratungsgesprächen in Ortsverbänden eingesetzt wird. Daneben wurde eine Mitgliederverwaltungsdatenbank eingeführt, die über zentral verwaltete Mitgliedsdaten regelmäßig aktualisiert wird. Ein Personal Information Management System mit Groupwarefunktionalität sollte Mitgliederberatungstermine transparent zur Verfügung stellen. Mittelfristig sollte ein Dokumentenmanagementsystem mit Schnittstelle zur Mitgliederdatenbank alle anfallenden Verfahrensdaten nach gesetzlichen Vorgaben speichern. Im Verlauf des Projektes wurden weitere Anforderungen an die Telefonie gestellt, die zusätzlich eine Erneuerung der Telefonanlage notwendig werden ließ.

Ziele

Zusammenfassend lassen sich folgende Ziele definieren. Den Mitarbeiterinnen des Kreisverbandes Nordfriesland sollen im Beratungsalltag die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung als Mittel zur Verbesserung und Geschwindigkeitserhöhung der Arbeitsabläufe von der Terminierung der Beratungsgespräche bis zur Archivierung der in den verschiedenen Prozessen und Kommunikationen anfallenden Daten gegeben sein. Daraus resultierend soll der gestiegene Beratungsbedarf mit leichten Änderungen der Aufgabenbereiche einzelner Mitarbeiterinnen ohne Aufstockung des Personals bedient werden.

Anforderungen an die Arbeitsabläufe

  • Verbesserung und Erleichterung der Kommunikation mit Mitgliedern
  • Vereinfachung des Terminhandlings für die Mitgliederberatungen
  • Einfache Verwaltung der Mitgliedsdaten unter Einhaltung der Datenschutzgesetze
  • Anbindung der Mitgliederverwaltung an das Dokumentenmanagement
  • Schnelle und sichere Erfassung von Papierdokumenten
  • Zugriff auf aktuelle Mitgliedsdaten in allen Anwendungen wie Telefonie, Kalender und E-Mail
  • Gesicherter mobiler Datenzugriff bei Außenberatungen

Kunden Details

SoVD Kreisverband Nordfriesland aus Husum
sovd-sh.de/kreisverbaende/nordfriesland/

Der Sozialverband Deutschland e.V. ist ein gemeinnütziger Verband, der in allen sozialen Angelegenheiten hilft. Im Landesverband Schleswig-Holstein gibt es 15 Kreisgeschäftsstellen für die Mitgliederberatung.

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